Specifika elektronické komunikace v insolvenci – datové schránky

Elektronická komunikace, v prostředí insolvenčního práva tedy především elektronická podání a další komunikace s orgány veřejné moci, má oproti klasické listinné komunikaci několik specifik. 

V tomto článku se na nejdůležitější z těchto rozdílů podíváme, a povíme si o dvou základních způsobech ověření elektronické komunikace, se kterými se ve výkonu funkce insolvenčního správce můžete setkat – datovou schránku a elektronický podpis.

Nejprve se podívejme na kritéria, která musí být při komunikaci s úřady státní moci, ať již v listinné podobě či elektronicky, naplněna. Pokud někam něco posíláme – lhostejno zda se jedná o komunikaci se státem, či nikoli, máme obvykle tři základní požadavky, a to aby:

• zpráva byla adresátovi skutečně doručena,
• adresát poznal, že je zpráva od nás,
• zpráva byla doručena ve stejném znění, v jakém jsme ji odeslali.

V listinné komunikaci považujeme tyto věci za samozřejmé. Svou zprávu podepíšeme, ideálně úředně ověřeným podpisem, a následně věříme České poště, že zajistí doručení zprávy v nezměněném tvaru. Celý proces je do značné míry transparentní a v případě selhání je obvykle jednoduché najít viníka. S elektronickou komunikací je to složitější.

Komunikaci skrze elektronickou poštu neboli e-mail, nelze při komunikaci s úřady státní moci považovat za dostatečnou.

Jistě jste se již ocitli v situaci, kdy jste odeslali e-mail, který k adresátovi nikdy nedorazil, případně že u vás byla urgována odpověď na e-mailovou zprávu, kterou jste neobdrželi. Nestává se to často, nicméně stát se to může, protože e-mail jako služba negarantuje doručení zprávy adresátovi. V případě, že ke ztrátě e-mailu dojde, je následně velice náročné zjistit, kde k chybě došlo. I v případě, kdy adresátovi zpráva sice doručena byla, ale tento ji jednoduše smaže, načež tvrdí, že k doručení nedošlo, je často prakticky nemožné dokázat opak. Stejně tak e-mail nezaručuje ověření totožnosti odesílatele – prakticky kdokoli může odeslat e-mail tak, aby se tento jevil jako by byl odeslán z jiné e-mailové adresy. V takovém případě je sice relativně jednoduché ověřit, zda je tomu skutečně tak, málokterý adresát je ovšem natolik opatrný, aby takto došlou elektronickou poštu ověřoval.

Jaké tedy máme možnosti elektronické komunikace mimo e-mail?

V českém prostředí jsou nám nabídnuty dva základní způsoby, kterými lze realizovat tzv. ověřenou elektronickou komunikaci – datovou schránku a elektronický podpis (na ten se zaměříme v následujícím článku).

DATOVÁ SCHRÁNKA

Vzhledem k tomu, že pro insolvenčního správce je datová schránka povinná, přičemž je mu zřízena automaticky při zapsání správce do příslušného rejstříku Ministerstvem spravedlnosti, pro vás jistě nebude tento způsob komunikace novinkou. Možná vás ale překvapí některé vlastnosti datové schránky, které nemusí být při běžném používání zjevné.

U datové schránky máte jistotu, že vaše zpráva bude skutečně dodána, tedy že ji adresát bude mít k dispozici ve své datové schránce. V případě, že se pokusíte odeslat datovou zprávu do schránky, která není aktivní nebo je jiným způsobem nedostupná, budete na tuto skutečnost v okamžiku odeslání zprávy upozorněni. Dále, pokud k odeslání zprávy dojde, je vám Ministerstvem vnitra, kteréžto datové schránky poskytuje a spravuje, garantováno, že bude tato zpráva dodána, a to prakticky ihned v okamžiku, kdy dojde k jejímu odeslání. Pokud vám tedy hoří lhůta a máte na zpracování dané záležitosti poslední den, může vás odeslání datové zprávy zachránit doslova za pět minut dvanáct. Komunikace skrze datovou schránku je rovněž ověřená. Adresát si tak může být jistý, že komunikuje právě s vámi, případně s vámi zvolenou pověřenou osobou. Výhodou je rovněž fakt, že pokud používáte datovou schránku pouze pro komunikaci s úřady statní moci, je celá služba zdarma.

Datová schránka má i několik nevýhod a omezení: 

1. Pokud se do schránky přihlásíte, je datová zpráva prohlášena za doručenou a vám běží lhůty. Pokud se nepřihlásíte, dojde k doručení fikcí.

Pokud v komunikaci figurujete jako adresáti, nemusí pro vás být vlastnost okamžitého dodání datové zprávy po jejím odeslání vždy jen výhodou. Pokud jste totiž vlastníkem datové schránky, úřady státní správy s vámi mohou (a dodejme, že této možnosti rády využijí) komunikovat právě jen přes datové zprávy, přičemž nemají povinnost zasílat vám zprávy v listinné podobě. V okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásíte, je dodaná datová zpráva prohlášena za doručenou, a vám tak automaticky začínají běžet případné lhůty vyplývající z obsahu datových zpráv. Pokud však svou datovou schránku nebudete kontrolovat vůbec, dojde po deseti dnech od odeslání zprávy k jejímu automatickému doručení (tzv. doručení fikcí).

2. Schránka funguje pouze jako schránka, nikoliv jako archiv 

Služba funguje skutečně pouze jako schránka, nikoli jako archiv došlých zpráv. Datové zprávy zůstávají v datové schránce uloženy 90 dnů od jejich doručení, načež jsou smazány. Pokud si tedy nevytváříte vlastní evidenci a zprávy si neukládáte jinde, nebudete po třech měsících schopni dohledat, kdy a jaká komunikace přes datovou schránku proběhla. Pro uchování nejdůležitějších zpráv můžete využít služby Datový trezor. Ten vám umožní si vybrané zprávy označit a zamezit tak jejich smazání. Tato služba je zpoplatněna (roční poplatek se pohybuje od několika stovek po desítky tisíc v závislosti na počtu zpráv, které chcete zachovat).

3. Komunikovat můžete pouze na úrovni instituce.

Datovou zprávu tedy posíláte vždy na daný úřad jako celek, nehodí se tedy pro komunikaci s konkrétním úředníkem. Datovou schránku si samozřejmě může zřídit každý včetně fyzických nepodnikatelských osob. Zprávy odesílané do tohoto typu datových schránek, tzv. poštovní datové zprávy, jsou však již zpoplatněny. Skrze datové schránky rovněž není možno komunikovat se subjekty v zahraničí.

O vlastnostech elektronického podpisu si můžete přečíst v dalším článku, který najdete ZDE

Autor: Jakub Pravda, senior tester/analytik